Assuma o controlo do fluxo de caixa do seu Health Club

Se for como a maioria dos clubes de saúde, tem um processo de facturação recorrente configurado para cobrar automaticamente uma conta bancária ou um cartão de crédito numa base regular. Esta é uma norma do sector há décadas. O Manual de negócios de clubes de saúde da IHRSA afirma que até 90% dos clubes de saúde utilizam este modelo de negócio.

Embora os clubes de saúde processem pagamentos automáticos recorrentes há anos, muitas indústrias na era da Internet só recentemente adoptaram um modelo semelhante sob a forma de serviços de assinatura. Um inquérito da McKinsey & Company revelou que 46% dos consumidores americanos estão inscritos em pelo menos um serviço de streaming e que 15% dos compradores em linha se inscreveram numa ou mais subscrições para receber produtos de forma recorrente, frequentemente através de caixas mensais. Os gigantes do retalho tradicional, como a Walmart e a P&G, oferecem caixas de subscrição e todos os dias há mais a seguir o exemplo.

Os consumidores actuais estão habituados a este modelo - por vezes em seu detrimento. A facilidade das transacções online leva muitas vezes a que os consumidores não saibam que se inscreveram para a facturação automática. Um inquérito realizado pela CreditCards.com revelou que milhões de pessoas se inscrevem na facturação recorrente sem se aperceberem. Surpreendentemente, no entanto, o inquérito também concluiu que "cerca de nove milhões de consumidores mantiveram subscrições nas quais se inscreveram involuntariamente, em vez de as cancelarem". A maioria destes consumidores pertencia ao grupo demográfico dos Millennials.

Com as capacidades do software de gestão de clubes actual, os clubes expandiram as opções de facturação recorrente para uma série de serviços para além das quotas dos sócios. O pagamento de pacotes de treino pessoal e de aulas de grupo X como encargos agrupados ou despesas discriminadas é agora uma prática comum. Ao contrário dos sistemas de processamento de pagamentos do passado, o processamento digital actual é automático e eficiente, poupando nos custos administrativos e de mão-de-obra. E funciona... até deixar de funcionar.

A automatização e a comodidade trazem consigo perigos ocultos para o seu fluxo de caixa global. As taxas de cartão de crédito, as devoluções e os erros de processamento cometidos no backend podem contribuir para um fluxo de receitas reduzido. Com pouca margem para erros no mercado hipercompetitivo actual, não pode deixar dinheiro em cima da mesa ou, mais precisamente, perdido na nuvem digital.

Esta é uma lição dolorosa que muitas empresas estão a descobrir.

Reduzir a "rotatividade involuntária"

Se é proprietário de um clube, pergunte a si próprio se sabe a percentagem exacta das suas receitas de facturação. Recebe 100% do que factura? Provavelmente não. Obtém 90%? Ou é inferior a isso? Está em desvantagem se não souber a percentagem exacta. Porque isso é importante. A facturação mensal é a força vital do seu negócio. Tem de saber o que está a receber até ao cêntimo.

Outros sectores lidam com as mesmas questões. Já deve ter reparado que o software que costumava comprar num disco ou descarregar está agora disponível apenas como SaaS (Software as a Service), que é facturado mensalmente. Programas de design como o InDesign da Adobe e software de contabilidade como o QuickBooks utilizam actualmente este modelo.

As estimativas indicam que a "taxa de rotatividade" (quando os clientes abandonam as suas subscrições) para os serviços SaaS é de 5-7%. Este é considerado um padrão aceitável para o sector do software. Para outras empresas, a McKinsey descobriu que os serviços de subscrição de comércio electrónico sofrem uma taxa de rotatividade média de 40%, com os serviços de subscrição de kits de refeições a apresentarem as perdas mais elevadas de 60-70%.

É aqui que as coisas se tornam interessantes: Entre 20-40% desta taxa de rotatividade global é a rotatividade "involuntária". O que é o churn involuntário? É causado pelo facto de os consumidores não actualizarem as informações de pagamento, excederem os limites do cartão de crédito ou da conta bancária, ou é o resultado de erros do servidor. O churn involuntário pode ser dispendioso, não só em termos de perda de receitas, mas também em termos de confiança do cliente. É um assassino silencioso do seu resultado final.

Os sistemas de contabilidade automatizados tentam resolver a rotatividade involuntária através de mensagens de correio electrónico de "cobrança" ou "pré-cobrança". Cobrança é um termo que vem da cobrança de dívidas, e os e-mails de pré-cumprimento alertam os consumidores para questões de pagamento, como a necessidade de actualizar os cartões de crédito que estão a expirar (provavelmente já recebeu estes e-mails no passado).

Pergunte a si próprio como é que o software de gestão do seu clube lida com estas questões. Quando as receitas caem num mês devido à redução das receitas, os relatórios dizem-lhe porquê? Perdeu sócios, vendeu menos sessões de formação ou foi uma perda involuntária devido a falhas de pagamento ou erros do servidor?

Se não sabe, está na altura de fazer estas perguntas ao fornecedor de software do seu clube. Porque se eles não souberem as respostas, temos um problema.

Conhecimento é poder - e protege os seus resultados

Com as margens de lucro reduzidas de hoje em dia, precisa de um software de gestão e contabilidade de clubes que lhe dê a formação e os conhecimentos necessários para maximizar todas as oportunidades de facturação. Esta é uma especialidade da Twin Oaks Software. A Twin Oaks foi fundada por proprietários de health clubs há quase três décadas. Eles compreendem as complexidades das operações financeiras da actual indústria de health clubs. Trazem precisão e perícia à facturação e aos relatórios de receitas que não o deixarão a adivinhar para onde vai o dinheiro.

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