Controlar a lista de tarefas do seu Health Club

Quando você e o seu pessoal têm muitos papéis, pode ser difícil manter o controlo das coisas ao nível mais básico, especialmente da vasta gama de tarefas diárias que todos realizam.

Na GritCycle, que opera três clubes no sul da Califórnia, o uso de vários chapéus é endémico na operação - e começa no topo.

"Pessoalmente, uso muitos chapéus na minha função", afirma Lisa Mikelson, co-fundadora e vice-presidente. "No entanto, adoro cada um desses chapéus. Como uma das proprietárias, ajudo nas tarefas diárias e no funcionamento da empresa, incluindo tudo, desde a otimização das operações do estúdio até ao marketing. Como vice-presidente da experiência do instrutor, também treino todos os membros da equipa que chegam, forneço formação contínua aos nossos instrutores actuais, escrevo e implemento protocolos, organizo o crescimento e o desenvolvimento da equipa e gero a nossa equipa de experiência do instrutor."

Os 60 funcionários da GritCycle trabalham praticamente da mesma forma.

"Todos os membros da nossa equipa têm muitas funções", afirma Mikelson. "Para além das nossas descrições de funções, somos todos motivadores, especialistas em serviço ao cliente e gurus operacionais até certo ponto. Todas as acções e decisões que tomamos enquanto empresa são feitas para servir melhor os membros da nossa equipa e a nossa fantástica comunidade de cavaleiros."

Bater numa parede

Todos os operadores estão conscientes da miríade de tarefas que têm de ser realizadas a cada hora do dia. Como qualquer operação, a GritCycle exige muito dos membros da sua equipa.

"O nosso pessoal tem uma lista extensa de tarefas que lhes são pedidas diariamente", afirma Mikelson. "E como as nossas portas estão abertas desde muito cedo de manhã até ao final da noite, há tarefas específicas que não só têm de ser concluídas em cada turno, mas também tarefas que afectam diretamente o turno seguinte que entra no estúdio."

Esta lista geral de tarefas inclui tudo, desde manter os estúdios limpos até garantir que o equipamento está a funcionar corretamente.

Mikelson reconhece que as expectativas da GritCycle para os membros da sua equipa no estúdio são elevadas. E, desde que a empresa se estreou em 2013, tem vindo a crescer de forma constante, ampliando a importância dessas tarefas quotidianas, mas críticas.

Recentemente, a equipa do GritCycle apercebeu-se de que, à medida que a sua equipa, o número de membros e a programação se expandiam, precisava de uma forma mais eficiente de controlar o que estava a ser feito - e o que não estava.

"No início de 2022, percebemos que queríamos começar a implementar sistemas de apoio aos membros da nossa equipa no estúdio", observa Mikelson. "Precisávamos de um melhor sistema e estrutura organizacional para garantir que nossos estúdios estivessem operando da maneira mais eficaz e eficiente possível."

Para o efeito, os clubes implementaram recentemente o MeazureUp, um programa de software concebido para ajudar a GritCycle a controlar as tarefas diárias de toda a empresa por turno. Embora só agora tenham começado a utilizar a ferramenta, Mikelson sente-se encorajado pelos primeiros resultados.

"Até agora, estamos a ver que está a ajudar-nos a evitar que as coisas caiam no esquecimento, por isso estamos entusiasmados por ver como funciona a longo prazo", acrescenta.

Como é que o MeazureUp se mede

A MeazureUp foi criada em 2016 para operações de restaurantes que dependiam de papel para gerenciar vários componentes de suas operações de loja. O seu primeiro produto, AuditApp, foi desenvolvido para ajudar os operadores a manter a consistência em vários locais. Desde então, outro produto, o DailyChex, foi adicionado para apoiar esse mesmo objetivo.

"Depois de trabalharmos com restaurantes, apercebemo-nos de que os problemas que a nossa solução resolvia não eram exclusivos desse sector", afirma Jason Benchetrit, associado da MeazureUp. "Para qualquer empresa com várias instalações, quando a marca cresce o suficiente, os proprietários podem ter dificuldade em gerir a consistência nas suas lojas, prejudicando assim a imagem da marca. Isso levou-nos a começar a olhar para outras verticais, incluindo centros de fitness."

Para além de controlar o tempo, a principal função de ambas as aplicações é acelerar o processo de inspeção do local, fornecendo dados accionáveis após a conclusão, explica Benchetrit. Em comparação com os seus equivalentes em papel, a realização de uma inspeção ou lista de verificação por telefone permite fotografias, comentários e acções correctivas. Quando as inspecções estão concluídas, toda a equipa recebe um resumo por correio eletrónico. Para os operadores, todos os resultados são agregados num painel de controlo baseado na Web, que permite à gestão comparar o desempenho da loja, dos funcionários e da região.

Para além de dar aos utilizadores a possibilidade de preencherem listas de verificação diárias ou formulários de visita ao local a partir de um telemóvel ou tablet, a Benchetrit destaca outras vantagens importantes da aplicação de avaliação móvel:

Responsabilidade. Sabe que os seus processos estão a ser executados corretamente, em vez de depender de um funcionário que lhe diga que foram executados corretamente.

Consistência entre locais. Se todas as instalações seguirem os mesmos processos, terão o mesmo aspeto e a mesma sensação.

Velocidade. "O MeazureUp ajuda a completar a lista de verificação diária e as visitas ao local 30% mais rápido", diz ele. "Quando algo não está como deveria estar, pode alertar imediatamente os membros da equipa que precisam de saber, levando a tempos de resolução mais rápidos."

Talvez a principal vantagem da plataforma seja simplesmente fornecer aos operadores os dados de que necessitam para garantir que o que tem de ser feito é feito, porque, como diz o ditado demasiado verdadeiro, "não se pode gerir o que não se pode medir".

Para saber mais sobre o MeazureUp, visite o seu site.