Prepare o seu ginásio para uma catástrofe natural antes que ela aconteça

A perda média para uma pequena empresa após o encerramento devido a uma grande tempestade é de 3.000 dólares por dia. De acordo com a FEMA, 40% das pequenas empresas não reabrem após uma catástrofe natural.

O seu ginásio está preparado para enfrentar a próxima grande catástrofe natural? Reunimos algumas informações para o ajudar a preparar-se e a recuperar de uma catástrofe o mais rapidamente possível.

Conheça os seus riscos

Comece por se familiarizar com os riscos mais prováveis na sua área. As catástrofes naturais variam drasticamente de estado para estado.

Susan Cutter, directora do Hazards & Vulnerability Research Institute da Universidade da Carolina do Sul, fornece informações fascinantes sobre a prevalência das catástrofes naturais em todo o país. Por exemplo, a Flórida, a Califórnia e o Louisiana lideram o país em termos de custos económicos mais elevados resultantes de catástrofes naturais. No entanto, a infeliz honra do maior número de mortes relacionadas com o perigo pertence ao Texas, seguido de Illinois e depois da Califórnia. Os furacões são a catástrofe mais dispendiosa, enquanto as mudanças de temperatura severas, como as ondas de calor, provocam o maior número de mortes.

Saber para o que se deve preparar pode ajudá-lo a reunir os materiais necessários, bem como a escolher a cobertura de seguro correcta.

Avaliar a sua preparação

Em primeiro lugar, é necessário efetuar uma Análise de Impacto no Negócio (BIA). Uma BIA é uma avaliação de risco para prever as potenciais consequências de uma perturbação na sua atividade. Esta informação pode então ser utilizada para desenvolver estratégias de recuperação.

Uma BIA completa avalia a sua prontidão para retomar as operações e deve identificar como responderia aos seguintes cenários:

1. Perda ou atraso nas vendas e nos rendimentos. Quanto tempo é que se pode dar ao luxo de ficar fechado? Quanto tempo poderia suportar um encerramento temporário?
2. Aumento das despesas. Pode pagar horas extraordinárias de trabalho no rescaldo imediato? É possível efetuar as reparações necessárias antes do processamento de uma reclamação de seguro?
3. Coimas regulamentares.
4. Sanções contratuais ou perda de bónus contratuais.
5. Insatisfação dos clientes ou perda de adesões.
6. Atraso nos planos de novas actividades.
7. Mudanças no pessoal. E se o seu pessoal se despedir ou se mudar após uma catástrofe? De onde é que vai procurar novos talentos/empregados?

Para estar preparado quando ocorre uma catástrofe natural, é necessário preparar-se tanto para as necessidades imediatas como para a continuidade futura. A BIA permite-lhe debater as respostas que afectam estes dois aspectos. Depois de avaliar o seu grau de preparação, comece a trabalhar no sentido de aumentar o seu grau de preparação no rescaldo imediato de uma emergência e de reforçar a sua empresa para que esta possa recuperar rapidamente.

Selecionar a cobertura de seguro correcta

A cobertura de seguro correcta também pode ajudar a minimizar os custos potenciais associados aos danos causados por uma catástrofe natural. Aqui estão duas acções que deve tomar antes de escolher a cobertura que é melhor para a sua empresa.

1. Fale com o seu agente ou fornecedor sobre o âmbito da cobertura da sua apólice. Discuta como deve apresentar uma reclamação quando chegar a altura. Que tipo de provas é que eles vão querer (fotografias, recibos, etc.)? Pergunte sobre franquias e vários cenários. Pode haver diferenças na cobertura que dependem do facto de a sua empresa ter sido danificada ou destruída.
2. Pense na forma como vai pagar aos seus empregados. A Forbes recomenda a realização de uma análise do fluxo de caixa durante a AIC. Isto ajudá-lo-á a ver quanto dinheiro pode razoavelmente utilizar para cobrir as despesas gerais e continuar a pagar os salários dos empregados sem um rendimento estável. Os pedidos de indemnização de seguros também demoram a ser processados, pelo que deve ter em conta que poderá ter de cobrir uma série de despesas iniciais sem um reembolso imediato.

Preparar

Na eventualidade de uma falha de energia, 71% das pequenas empresas não dispõem de um gerador de reserva. Em muitos casos, a preparação é uma mistura de ter os suprimentos de emergência necessários e ter um plano para proteger os seus funcionários, visitantes e propriedade (equipamento). A FEMA fornece um conjunto abrangente de modelos de planos de emergência para o ajudar a criar um plano de reação depois de avaliar os riscos do seu clube. No mínimo, o seu plano deve abordar a evacuação, o abrigo em condições climatéricas adversas e as responsabilidades que os funcionários devem assumir durante uma catástrofe.

Converse com sua equipe sobre quais suprimentos de emergência o clube pode fornecer, se houver, e quais os que os funcionários devem considerar ter em mãos. A FEMA tem várias listas de suprimentos de emergência recomendados para se ter em mãos. Os itens comuns que podem ser úteis incluem uma chave inglesa ou alicate (para desligar os serviços públicos), um rádio a pilhas e baterias, sacos de lixo, lanternas e fita adesiva.

Também é importante saber quais os registos que a sua seguradora vai querer ver após uma emergência, para que se possa preparar com antecedência.

De certa forma, os health clubs estão em vantagem em situações de emergência de curto prazo, porque muitos são obrigados a ter um kit de primeiros socorros facilmente acessível nas instalações e funcionários treinados em serviço para responder a qualquer emergência de saúde que possa exigir um DEA ou RCP.

A FEMA também recomenda que os proprietários de empresas mantenham cópias de registos importantes, tais como mapas do local, planos de construção, apólices de seguro, informações de contacto e identificação dos funcionários, registos de contas bancárias, listas de contactos de fornecedores e expedidores, cópias de segurança de computadores, informações de contacto de emergência ou de aplicação da lei e outros documentos prioritários num contentor portátil à prova de água e de fogo. Noventa e quatro por cento das pequenas empresas efectuam cópias de segurança de dados financeiros críticos, mas apenas 40% mantêm esses dados fora do local. Certifique-se de que armazena em segurança um segundo conjunto destes registos num local externo.

Elaborar um plano de recuperação

Depois de concluir a BIA, terá uma visão mais realista da capacidade de resposta da sua empresa em caso de emergência. Este conhecimento pode ser utilizado para elaborar o seu plano de continuidade da atividade - ou de recuperação de desastres -. Embora o conteúdo deste plano varie em função da potencial catástrofe para a qual se está a preparar, os planos de continuidade da atividade podem ser frequentemente aplicáveis a vários encerramentos.

Porque é que isto é importante? De acordo com os especialistas da FEMA, 75% das empresas sem um plano de continuidade das actividades falham nos três anos seguintes a uma catástrofe. O seu plano de recuperação servirá de roteiro para responder a incidentes não planeados, permitindo-lhe reduzir as consequências potencialmente perturbadoras e minimizar o tempo até retomar as operações. Para esta última parte do plano, relacionada com a rapidez com que gostaria de retomar a atividade normal, os especialistas recomendam que estabeleça também um objetivo de tempo de recuperação, que estabelecerá com firmeza quando gostaria de voltar a funcionar com toda a eficiência.

É importante certificar-se de que as informações contidas no plano abordam os seguintes objectivos:

1. Minimizar os ferimentos, bem como os danos materiais e de equipamento
2. Reduzir a gravidade e a duração da perturbação das operações
3. Retomar rapidamente as funções essenciais
4. Proteger membros, empregados, registos, instalações, equipamento e bens
5. Fornecer um quadro para avançar

Gerir responsabilidades concorrentes

Quando passar para a fase de recuperação após uma catástrofe, tenha em mente que terá deveres para com várias partes, todas com necessidades concorrentes. Ao elaborar e implementar o seu plano de continuidade do negócio, tem de planear a comunicação eficaz com estes três grupos de pessoas:

• Os seus clientes. Os clientes querem saber quanto tempo poderá estar fechado e quando reabrirá, pelo que é fundamental ser transparente com esta informação. As redes sociais são uma bênção neste sentido. Após os furacões Harvey e Irma, os centros de fitness de Houston comunicaram os seus encerramentos através das redes sociais. Obviamente, nem toda a gente pode ter acesso à Internet, por isso também deve ter uma pessoa a atender os telefones do ginásio e sinais informativos na sua entrada.

• A sua companhia de seguros (bem como o gestor da propriedade/quem detém o seu aluguer). O clube vai precisar de documentação extensa sobre os danos. Observe que os pedidos de indenização podem ter que ser apresentados antes de certos prazos. Imediatamente após o desastre, documente extensivamente os danos à propriedade com fotos - especialmente antes de iniciar a limpeza ou preservação. Entregue essas fotos à companhia de seguros, ao titular da hipoteca, ao fornecedor de equipamentos e aos sócios para mostrar como o desastre afetou o clube. Também é uma boa idéia ter fotos recentes mostrando a propriedade antes da emergência, para comparação.

• Os seus empregados. Os membros da equipa precisarão de comunicação e apoio eficazes. Podem ter as suas próprias necessidades de limpeza ou estar a tratar dos seus próprios pedidos de indemnização de seguros de catástrofes. É melhor ser direto na comunicação das suas necessidades. Precisa que eles venham para ajudar na limpeza? Eles estão disponíveis ou estão a lidar com a sua própria devastação? Espera-se que façam o seu turno durante uma tempestade ou quando o ginásio estiver fechado? Deve dar-lhes instruções sobre a melhor forma de o ajudarem. O proprietário de um ginásio sublinhou a importância de construir boas relações com os empregados antes da ocorrência de uma catástrofe, porque se quiser que um empregado chegue mais cedo ao trabalho para ajudar na limpeza após a ocorrência de uma catástrofe, vai apoiar-se na relação pré-existente para lhe pedir que faça esse sacrifício.

Uma forma de gerir as suas obrigações para com os seus empregados é criar uma política de condições climatéricas adversas. Existem guias disponíveis para ajudar a formular uma política de condições climatéricas adversas. A política deve clarificar as expectativas dos empregados, explicar como será tratada a compensação e explicar as suas políticas de presença e comunicação para condições climatéricas adversas e catástrofes naturais.

O que é que vai fazer se os seus empregados não puderem ir para o trabalho em segurança? De acordo com a Preparis, que oferece ferramentas de emergência para empresas, se os transportes públicos locais estiverem encerrados, deve seguir as recomendações do governo local para evitar aumentar a responsabilidade ao pedir aos seus empregados que se desloquem. A Preparis também recomenda que se preste atenção às leis locais. Em alguns locais, se não houver energia no edifício - mesmo com um gerador de reserva - não é legal estar aberto.

Esteja preparado antes de ser necessário

Embora a criação de um plano de recuperação de desastres eficaz e funcional possa parecer a última coisa que quer fazer, o seu maior trunfo será a preparação. A realização de uma análise honesta do impacto comercial ajudá-lo-á a criar o plano de recuperação mais eficaz que pode utilizar quando ocorrer uma catástrofe. Ter apólices de seguro relevantes e cópias de segurança dos seus documentos financeiros fora do local aliviará o stress quando iniciar a sua resposta de emergência. Se tiver mais alguma questão, contacte a IHRSA.