Obrigações de vacinação: 3 lições da gripe para ajudar a orientar o caminho

Para as empresas que empregam 100 ou mais pessoas, o mandato federal de vacinação contra a COVID-19 está a caminho - e uma certeza numa paisagem desconhecida é que a sua implementação irá complicar a vida dos proprietários, gestores e funcionários dos ginásios.

Mas, tal como aprendi em 10 anos de gestão de ginásios num sistema de saúde que obrigava a vacinas contra a gripe, há medidas que pode tomar para facilitar a implementação, e agora é a altura de começar.

Dicas para implementar a obrigatoriedade de vacinação no seu clube

As consequências de um erro são graves. Os proprietários de ginásios enfrentam coimas de 14 000 dólares por cada incidente de incumprimento. Não se pode dar ao luxo de ter empregados a contornar o mandato, mas também não se quer perder pessoal descontente. Se ainda não pensou em redigir uma regra de emprego para as vacinas, terá de o fazer com base na posição que pretende adotar em relação aos empregados que se recusem a seguir as directrizes obrigatórias. Tenha em atenção que a sua recusa o coloca em risco de ser multado por incumprimento.

Felizmente, como descobri por tentativa e erro, seguir algumas estratégias básicas pode fazer toda a diferença para facilitar o caminho. Estas estratégias incluem:

1. Elaborar um plano

2. Comunicar o plano

3. Utilizar um sistema para gerir o mandato

1. Mandato ou teste? Elaborar um plano.

Os proprietários de ginásios terão de decidir em breve se autorizam a realização de testes semanais à COVID-19 como alternativa à vacinação. Uma opção de teste pode atenuar a reação negativa, mas não se esqueça de que os testes e o rastreio semanais acrescentam mais uma camada potencial de custos e complexidade à gestão da situação.

De acordo com a página de FAQ da Occupational Safety and Health Administration (OSHA), os testes de venda livre numa farmácia local podem ser utilizados para satisfazer os requisitos de teste. Se as regras forem cumpridas, os ginásios podem potencialmente comprar os testes e tê-los no local para tornar o processo menos oneroso para os funcionários. Isso poderia contribuir muito para reduzir as queixas dos empregados. (A regra, na sua versão atual, não exige que os empregadores paguem os testes, mas afirma que alguns sindicatos poderão exigi-lo).

O seu plano deve ter em conta a regra que exige que as entidades patronais abrangidas concedam aos trabalhadores tempo livre remunerado para serem vacinados e recuperarem dos efeitos secundários. A indicação deste facto nas suas comunicações pode ajudar a recordar aos trabalhadores que está a fazer tudo o que pode para os apoiar.

2. Comunique o seu plano de forma rápida, clara e direta.

Na minha experiência inicial de gestão dos mandatos de vacinação contra a gripe, a falta de um plano e os atrasos na comunicação custaram-me. Os empregados frustrados e assustados começaram a demitir-se, e era demasiado tarde para eu corrigir o rumo. Quando aprendi que era essencial abordar a situação com antecedência, manter a coerência e dar tempo aos empregados para se adaptarem, o processo correu melhor para todos.

Com base nos meus encontros, alguns empregados perguntarão certamente: "O que acontece se eu não colaborar?" A resposta é clara e a decisão não é sua: Enfrenta uma coima de 14.000 dólares por cada incidente de não conformidade. A sua empresa não pode dar-se ao luxo de ter um único funcionário que não cumpra as regras.

Não há problema em fazer das directrizes o mau da fita e sublinhar que estão nisto juntos - ao mesmo tempo que deixa claro que lutar contra o mandato é uma situação em que ninguém ganha. Mantenha-se fiel ao seu plano e comunique-o claramente desde o início, salientando as formas como está a trabalhar para o tornar gerível para todos.

3. Saiba que não pode gerir manualmente os mandatos de vacinação.

Ano após ano, passei demasiado tempo como gestor a procurar e a recolher certificados de vacinação contra a gripe. O meu conselho é que utilize um software fiável para gerir o seu processo e que escolha um software desenvolvido especificamente para este mandato, e não um software adaptado ao mesmo. E deve ser um produto baseado na Web, e não algo que dependa da necessidade de os seus empregados carregarem uma aplicação. Uma aplicação pode resultar em problemas significativos, incluindo a potencial desconfiança dos funcionários em carregar uma aplicação destinada a recolher dados pessoais.

Isto não só poupa tempo e frustração, como também é necessário ter uma prova clara de conformidade quando a OSHA aparecer para uma visita, e não aceitarão uma folha de cálculo com um sim ou um não assinalado. Necessitará de um software que registe as datas das doses de vacina, uma vez que o prazo para atingir o estatuto de "totalmente vacinado" varia consoante os diferentes fabricantes de vacinas.

A melhor opção é um software com uma funcionalidade de captura de fotografias que permita aos seus empregados descarregar fotografias do seu cartão de vacina ou dos resultados dos testes semanais, dependendo do caminho que escolher. Estas transferências têm de ser enviadas automaticamente para o painel de administração para os seus registos. Se a OSHA for às suas instalações, vai querer ver uma destas duas opções para cada funcionário para determinar a sua conformidade. Qualquer funcionário sem uma ou outra opção nos seus registos constitui um incidente de não conformidade e pode resultar numa coima.

A perspetiva de gerir esta tarefa complexa será, sem dúvida, stressante para todos, mas descobri, no caso da obrigatoriedade da vacina contra a gripe, que ser transparente, claro e coerente com os meus funcionários - e antecipar a sua frustração - tornou a experiência muito mais fácil de gerir.

Tal como aconteceu com outras práticas relacionadas com a pandemia introduzidas ao longo dos últimos 20 meses, é possível que acabemos por descobrir que fazem parte do nosso trabalho. Também devemos esperar o inesperado e estar preparados para quaisquer alterações adicionais aos mandatos.